چرا کسب و کارها به VOIP نیاز دارند؟
اگر شما صاحب یک کسب و کار کوچک در حال توسعه هستید یا سازمانی بزرگ که دارای شعبات و دفاتر بسیار زیادی است، دیگر وقت آن رسیده است که با کمک سامان ویپ برای برقراری ارتباطات تلفنی سازمان خود به جای خطوط تلفن‌های سنتی از سیستم تلفنی VOIP (Voice Over Internet Protocol) استفاده کنید.
شما با سیستم ویپ در کنار کاربری آسان یک ارتباط تلفنی با کیفیت بالا را تجربه می‌کنید. اما اگر می‌خواهید به طور واضح و روشن بدانید، سیستم تلفنی VOIP چیست؟ چه امکانات و مزایایی دارد؟ و آیا انتخاب مناسبی است؟ راهنمای درستی را انتخاب کرده‌اید.
سیستم ویپ چیست؟
فناوری VIOP از زیر ساخت شبکۀ آی پی (IP) یا همان شبکه‌های کامپیوتری برای انتقال صوت استفاده می کند. و برخلاف باور عموم، سیستم تلفنی ویپ می‌تواند به صورت کاملاً مستقل از اینترنت در شبکه‌های داخلی (LAN) سازمانها و دفاتر مختلف نصب شود.
اما در صورتی که سازمانها دارای دفاتر و شعبات متعددی باشند، فناوری VOIP این امکان را در اختیار آنها قرار می‌دهد تا با اتصال به اینترنت بتوانند خارج از مرکز تلفن خود داخلی‌های دیگری نیز داشته باشند. در نتیجه با سیستم تلفنی ویپ تمام کارمندان دفاتر مرکزی و شعبه‌های دیگر در یک شبکه تلفنی قرار می‌گیرند.
علاوه بر این فناوری ویپ از سال ۱۹۹۰ تجارت خود را آغاز کرده است. در سال‌های اولیه کاربران از کیفیت پایین صدا در سامانۀ تلفنی ویپ ناراضی بودند، اما در تمام این سال‌ها سیستم ویپ پیشرفت چشمگیری کرده است و از کیفیت صدای بالایی برخوردار شده است.
بنابراین اگر به دنبال یک سیستم تلفنی VOIP برای کسب و کار خود هستید، مرکز تماس سامان ویپ با پشتیبانی حرفه‌ای در کنار شما خواهد بود تا به راحتی کسب و کار خود را مدیریت کنید. اما اگر می‌خواهید بدانید سیستم تلفنی ویپ دارای چه ویژگی‌هایی است و چرا VOIP را باید برای سازمان خود انتخاب کنید، در ادامه شما را با قابلیت‌ها و امکانات سیستم ویپ آشنا خواهیم کرد.
امکانات سیستم VOIP
سیستم تلفنی ویپ می تواند به راحتی جایگزین سانترال های سنتی و قدیمی شود و علاوه بر اینکه محدودیت‌های تلفن‌های آنالوگ را ندارد، امکاناتی بسیار بیشتر از سانترال‌های داخلی، به صورت متمرکز در یک شبکه ارائه می‌دهد.
همچنین می‌توانید به راحتی آن را با سایر ابزارهای تجاری مانند نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و برنامه‌های کاربردی دیگر ادغام کنید.
اما از امکانات مهم سیستم ویپ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
مدیریت تماس پیشرفته
مدیریت تماس پیشرفته به شما کمک می کند تا تماس‌های دریافتی خود را به صورت اتوماتیک پاسخ دهید، آنها را اولویت بندی و مسیریابی کنید و در صف انتظار قرار دهید تا به کارشناس مربوطه متصل شوند. در نهایت از فرآیند تماس‌های سازمان یک گزارش تهیه و بر کیفیت مکالمات خود نظارت کامل داشته باشید. بدین ترتیب با این ویژگی نه تنها، کیفیت و تاثیر تماس سیستم تلفنی VoIPرا افزایش داده‌اید، بلکه مشتری‌ها از ارتباط با سازمان شما احساس خشنودی می‌کنند.
تلفن گویا
به این فکر کنید اگر کارکنان شما در تمام طول روز تماس‌های ورودی سازمان را هدایت کنند، قطعاً در انتهای ساعات کاری انرژی اولیه را ندارند. علاوه بر این به افراد بسیار زیادی نیاز دارید که مدیریت تماس‌های سازمان را به عهده بگیرند. بنابراین داشتن یک متصدی خودکار بر روی خطوط تلفن سازمان شما کمک بسیار بزرگی به پاسخگویی و مسیریابی همۀ تماس‌های دریافتی می‌کند. بدین ترتیب شما با سیستم تلفنی ویپ که دارای ویژگی تلفن گویا است، علاوه بر صرفه جویی در هزینه‌های سازمان، مشتریان خود را خشنود نگه می‌دارید.
مسیریابی تماس
در سیستم ویپ سازمانها قادر خواهند بود، تماس‌های دریافتی را سیستماتیک کنند. در نتیجه شما می‌توانید یک تماس ورودی را بر اساس نوع مشتری، هدف، مالکیت، موضوع، عملکرد افراد و در دسترس بودن کارکنان هدایت کنید. بنابراین هرگز تماس مشتری را به فرد اشتباهی متصل نخواهید کرد.
صف انتظار
با قابلیت صف انتظار در سیستم تلفنی ویپ مشتریان شما دیگر پشت خط نخواهند ماند و صدای بوق اِشغال را نمی‌شنوند. بدین ترتیب در صورتی که تعداد تماس گیرندگان شما زیاد است اما اپراتورهای سازمان برای پاسخگویی کافی نباشند، با این ویژگی می توانید مخاطبان خود را توسط مرکز تماس مدیریت کنید و آنها را در صف انتظار قرار دهید تا توسط یک اپراتور آزاد، تماس آنها به ترتیب پاسخ داده شود.
تجزیه تحلیل تماس‌ها
سیستم تلفنی ویپ می‌تواند با نظارت بر تماس‌ها اطلاعاتی را بدست آورد و پس از تجزیه و تحلیل آنها، گزارشی از داده‌های مورد نظر ایجاد کند. در نتیجه کسب و کارها با بدست آوردن اطلاعات مناسب دربارۀ تماس‌های سازمانی خود، به بینش صحیحی از مشتری‌ها دست پیدا می کنند، به اهداف تجاری خود می‌رسند و از مشکلات احتمالی جلوگیری خواهند کرد.
ضبط مکالمات
VOIP این امکان را برای کسب و کار شما ایجاد می‌کند تا قابلیت شنود مکالمات را برای یک یا چند نفر ¬¬¬¬در سازمان فراهم کنید و تمامی مکالمات ورودی و خروجی را ثبت و ضبط کنید تا در صورت نمود مشکلات احتمالی از مکالمات ضبط شده استفاده کنید و با بهبود خدمات مشتری رضایت آنها را بدست آورید. همچنین ضبط مکالمات به مدیریت کسب و کارها کمک می‌کند تا:
• نقاط ضعف و قوت کارشناسان خود را شناسایی کنند.
• روی عملکرد اپراتورها در برابر مشتری نظارت داشته باشند.
• مشتری‌های بیشتری حفظ کنند.
• عملکرد تجاری خود را بهبود دهند.
• و به درآمد بهتری برسند.
در نتیجه سیستم VOIP فقط یک صدا نیست، بلکه شما می‌توانید خدمات VoIP را با سایر خدمات ارتباطی مانند ایمیل، مرورگرها و پیام‌رسان‌های فوری ادغام و به‌طور یکپارچه مکالمه‌ای را که در چندین کانال ارتباطی انجام شده است، بررسی کنید.
در نهایت سیستم ویپ هم مانند هر سامانۀ تلفنی دیگری علاوه بر امکاناتی که در اختیار کسب و کارها قرار می‌دهد مزایایی دارد که در ادامۀ مطالب به آنها خواهیم پرداخت.
مزایای VOIP برای کسب و کارها
سیستم تلفنی ویپ به علت مزایای فراوانی که دارد به سرعت جای خود را در بین کسب و کارها باز کرده است. در اینجا به چند مورد از مهمترین مزایای ویپ که باعث می‌شود کسب و کارها سیستم VOIP را انتخاب کنند اشاره کرده‌ایم:
• عدم نیاز به سیم کشی مجزا
از آنجایی که در سیستم VOIP از بستر شبکه برای ارتباطات تلفنی استفاده می‌شود، هزینۀ کابل کشی مجزا حذف و در صورتی که مکان کاربر جابه جا شود، نیازی به سیم کشی برای مکان جدید نیست.
• کیفیت تماس
در حال حاضر سیستم‌های ویپ از کدک‌های پیشرفته با کیفیت بالا و از فناوری‌های دیگری مانند Wideband Audio بهره می‌برند که کیفیت صدا را افزایش داده است و باعث می‌شود صدا در شبکه‌های VOIP جدید بهتر از شبکه‌های ثابت باشد.
• مقیاس پذیری
سیستم‌های تلفن‌های قدیمی علاوه بر آن که گران هستند به 2 تا 30 کانال در هر مدار محدود می‌شوند. در نتیجه با افزایش کارمندان یک سازمان، اضافه کردن خطوط تلفن کار دشواری است. اما با سیستم تلفنی ویپ به راحتی می‌توانید خطوط تلفن سازمان خود را افزایش دهید.
• اتصال از راه دور
یکی از بزرگترین مزایای سیستم VOIP این است که به کارمندان اجازه می‌دهد با نصب یک برنامه بر روی تلفن همراه یا لپ تاپ خود بدون هیاهو در سراسر دفتر جابه جا شوند و در هر جایی پاسخگوی تماس‌های کاری خود باشند. و در صورت اتصال شبکۀ ویپ به اینترنت می‌توانند با شماره تلفن خود سفر کنند.
• صرفه جویی در هزینه‌ها
یکی از دلایلی که سازمانها VOIP را انتخاب می‌کنند، کاهش هزینه‌ها است. زیرا در سیستم ویپ شبکۀ دیتا و شبکۀ تلفنی با یکدیگر ادغام می‌شوند، بنابراین هزینه‌های پشتیبانی و نگه‌داری به صرفه‌تر از سیستم‌های سنتی است.
همچنین بسیاری از ویژگی‌ها در سیستم‌های تلفن ثابت یا در دسترس نیستند یا بسیار گران هستند. مواردی مانند ایمیل صوتی، موسیقی در حالت انتظار یا پیام صوتی.
• برقراری کنفرانس‌های ساده
با سیستم تلفنی VOIP برای ایجاد تماس‌های کنفرانسی به خطوط تلفن اختصاصی نیازی ندارید. در نتیجه فرآیند تماس چند نفره در یک زمان در VOIP بسیار آسان است.
• ویژگی‌های بیشتر
بیشتر سرویس‌های VoIP دارای ویژگی‌هایی مانند شماره‌های مجازی، شناسه تماس‌گیرنده، فهرست مخاطبین، پست صوتی و حتی قابلیت‌های پیچیده‌تر مانند امکان ارسال پست‌های صوتی و پیام به سایر همکاران می‌باشد.
اما آیا سیستم تلفنی ویپ با تمام مزایا و امکاناتی که دارد برای تمام کسب و کارها لازم است؟ برای پاسخ به این سوال ادامۀ مطلب را از دست ندهید.
سیستم VOIP برای چه کسب و کارهایی مناسب است؟
سیستم تلفنی VOIP برای کسب و کارهایی مناسب است که بیشترین حجم برقراری ارتباط، فروش خدمات و محصولات سازمان خود را از طریق خطوط تلفن انجام می‌دهند. بنابراین نیاز به سیستم تلفنی مدرنی دارند که دارای ویژگی‌های لازم برای تعامل با مخاطبان است.
با توجه به حجم زیاد تماس در این سازمانها و اهمیت امکانات سیستم ویپ که موجب برقراری ارتباطات تلفنی آسان و موثر است، نیاز به استفاده از سامانۀ تلفنی ویپ در این کسب و کارها بیشتر احساس می‌شود. و از آنجایی که بیشتر سیستم‌های ارتباط با مشتری به سمت فناوری VOIP هدایت می‌شوند، وجود یک کال سنتر در محل شرکت و راه اندازی سیستم تلفنی VOIP می‌تواند باعث پیشرفت کسب و کار شما باشد.
سخن پایانی
در صورتی که نیازهای کسب و کار شما با سیستم تلفنی ویپ مطابقت داشته باشد، با انتخاب VOIP می‌توانید عملکرد سازمان خود را به سطح بالاتری برسانید و در امنیت کامل از یک تماس تلفنی با کیفیت و پیشرفته لذت ببرید.
در این مطلب تلاش کردیم تا شما را با سیستم ویپ و ویژگی‌های آن آشنا کنیم. اما اگر علاقمند به کسب اطلاعات بیشتر درباره سیستم تلفنی VOIP برای کسب و کار خود هستید، سامان ویپ آمادۀ راهنمایی و ارائه خدمات به مشتریان خود می‌باشد.
